會議接待流程
一：會議資料準備
1：會議資料由貴公司提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據(jù)參會
人數(shù)刷。
2：會議資料（主辦單位提供）
3：領導發(fā)言稿（主辦單位提供）
4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。
5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）
6：展板所屬圖片（主辦單位提供）
7：廣告牌高計稿
8：歡迎布標、會議室布標
9：會議禮品（按參會人數(shù)準備）
10：會議代表證
11：會議用餐券
二：設備及設施準備
1：投影儀、多媒體電腦一臺
2：廣告牌按設計稿制作好，根據(jù)要求準備
3：會議室一間（根據(jù)入會人數(shù))
4：車輛準備
5：麥克風3只
6：訂制領導座次牌（名單由主辦單位提供）
7：會議形式：座談及課桌形式
8：照相機一臺
9：攝影機一臺、由專業(yè)人員操作
三：會前準備工作程序
1：根據(jù)會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(或分組討論)（會標、
廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按
部落實到位。
2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協(xié)商確定會務組房
間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水
果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。
3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及
服務到位情況。
4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、
商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝
影、攝像設備，人員的準備。
5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全
隱患的發(fā)生。
6：成立生活服務組，避免個別代表發(fā)生高原反應，聯(lián)系就診。
7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。
四：會議其它費用開支預算
1：代表證：2元/張
2：廣告牌：萬通板，1米X2米板17元/塊；會議室主席臺背景1.9米X5.7米，需
用萬通板6板；徽標、刻字按字數(shù)、尺寸、顏色收費、制作費約400—500元
3：展板：根據(jù)你方要求，由我方代辦，費用按時結算。
4：臨時用車：別克商務車（900元/天），現(xiàn)在瑞風商務車（700元/天），桑塔
那（450元/天），11座金杯車（500元/天）
5：宴會標準（由貴公司訂標準）
6：水果
7：紀念品
8：資料打印、復印
9：照相、攝像
10：其它
五：會場布置
1：布標
2：按會議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會場
3：設立會務人員發(fā)放會議用品及文件
4：確定會場攝影點和時間
六：人員安排
1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考
察咨詢，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）
2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務
3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員
4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小
組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動
的車輛。
5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導游，負責代表的服務
6：生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數(shù)及相關的一些服務，確保代表
會議期間的生活服務
七：發(fā)票的開據(jù)
在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開據(jù)的正式發(fā)
票及酒店的住宿發(fā)票。
八：會議接站
1：會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門
出站口，一塊設在提取行李出口處�；疖囌驹O一塊醒目接站牌。
2：人員及車輛安排
1）：人員：機場設1-2人、（領導、專家除外）
2）：接站車輛：根據(jù)會務組要求派車
3）：領導、專家由會務組統(tǒng)一安排，根據(jù)航班、車次，派專人專車接送，需要
送花、護照的提前安排，保證準確安全接待。
九：會議報到
1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”
2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。
3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。
4：根據(jù)會務組要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券
5：代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存
6：當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發(fā)給代表
7）：會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表
十：會議期間
1：要求酒店落實叫早服務
2：準確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行
3：會議室布置情況落實
4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記
5：及時統(tǒng)計票務預訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調反饋
6：與酒店 公司財務人員協(xié)調好票據(jù)的開取
7：準備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程
十一：會議考察
1、代表的安全問題
1）、考察期間為每位代表辦理10萬元的人身保險。
2）、考察的整個行程中，我方派人員全程陪同、確�？疾祉樌M行。
3）、要求每個環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴格的保密制度、確保代表的人身安全。
4）、我中心承諾確保代表返程機、車票，并根據(jù)返程時間及方向分批送行，取保順利返程
十二：會議結束工作
1：會議結算
1）：我方向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標準、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤
2）：向會務組提供所需發(fā)票
3）：返還會務組附加的會議利潤
4）：我方本著多年的辦公經(jīng)驗，為會務組在各項費用開支中，爭取最大的利益
2：會議返程
1）：我方根據(jù)代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程
2）：我方可根據(jù)會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送麗江特色精美禮品
3）：我方向代表全面征求意見，了解此會議的滿意程度，并向會務組反饋 |
